Codice Etico
Art. 1 – Finalità e ambito di applicazione.
- Il presente Codice Etico (di seguito, il “Codice”) espone i principi e le linee di condotta generali dei Notai e di tutti i soggetti (infra per comodità “Collaboratori”) che, a diverso titolo, prestano attività lavorativa presso le strutture e, comunque, nell’interesse di NF Notai. Il Codice specifica i principi e i doveri di lealtà, imparzialità, diligenza ed operosità che devono essere applicati dai Notai e dai Collaboratori.
- L’attività di ciascun Notaio e di ciascun Collaboratore deve essere sempre conforme alla posizione di indipendenza ed imparzialità propria dell’attività notarile, ai compiti di garanzia della legalità e della legittimità degli atti affidati ai notai, nonché al rispetto degli obblighi di riservatezza.
- Restano ferme le norme di legge e di deontologia applicabili ai notai, cui ciascun Notaio e ciascun Collaboratore comunque si conforma, per quanto di rispettiva spettanza e competenza.
Art. 2 – Disposizioni generali.
- Ciascun Notaio e ciascun Collaboratore si impegna a rispettare il Codice e a tenere una condotta ispirata ai princìpi di lealtà, imparzialità, integrità ed onestà.
- Ciascun Notaio e ciascun Collaboratore si impegna a non porre in essere atti o comportamenti che violino o possano far ritenere violate le disposizioni di legge o di regolamento nonché quelle contenute nel Codice.
- I rapporti tra i Notai e i Collaboratori sono improntati a fiducia e collaborazione. Ciascuno si adopera affinché le relazioni con gli altri siano ispirate ad armonia, in spirito di reciproco rispetto e collaborazione, ed evita atti o comportamenti caratterizzati da animosità o conflittualità.
- Ciascun Notaio e ciascun Collaboratore conforma la propria attività e l’uso dei beni di NF Notai ai criteri di correttezza, economicità, efficienza ed efficacia.
- Ciascun Notaio e ciascun Collaboratore dedica al lavoro d’ufficio la giusta quantità di tempo e di impegno, pur proporzionata al profilo professionale ricoperto ed al ruolo assunto, evitando assenze o allontanamenti indebiti.
- Ciascun Notaio e ciascun Collaboratore limita ai casi di assoluta necessità l’eventuale uso per ragioni personali delle apparecchiature telefoniche, delle fotocopiatrici e degli elaboratori, anche in caso di ricezione di comunicazioni.
- Nelle relazioni con l’esterno, Ciascun Notaio e ciascun Collaboratore si comporta in modo tale da determinare fiducia e collaborazione da parte di tutti coloro che entrano in contatto con NF Notai; mostra cortesia e disponibilità nella comunicazione con il pubblico e cura la trattazione delle questioni in maniera efficiente e sollecita.
Art. 3 – Imparzialità.
- Ciascun Notaio e ciascun Collaboratore opera con imparzialità, evita trattamenti di favore e disparità di trattamento, si astiene dall’effettuare pressioni indebite e le respinge, adotta iniziative e decisioni nella massima trasparenza ed evita di creare o di fruire di situazioni di privilegio.
- Nei rapporti con tutti coloro che sono interessati a qualunque titolo all’attività di NF Notai, ciascun Notaio e ciascun Collaboratore non assume impegni né formula promesse personali che possano condizionare l’adempimento dei doveri d’ufficio e dei propri obblighi professionali anche di natura deontologica.
- Ciascun Notaio e ciascun Collaboratore, fermo il diritto di associazione e il diritto di adesione a partiti politici e sindacati, comunica a NF Notai l’adesione ad associazioni, circoli od altri organismi di qualsiasi natura i cui interessi possano influenzare lo svolgimento delle funzioni d’ufficio e l’adempimento dei doveri professionali.
Art. 4 – Integrità.
- Ciascun Notaio e ciascun Collaboratore non utilizza le strutture e i beni di NF Notai per perseguire fini o per conseguire benefici privati e personali.
- Ciascun Notaio e ciascun Collaboratore non si avvale della posizione che ricopre nell’ambito di NF Notai per ottenere utilità o benefici nei rapporti esterni anche di natura privata. Nei rapporti privati, ciascun Notaio e ciascun Collaboratore evita di dichiarare o di lasciare intendere la propria posizione nei casi in cui tale menzione non risponda ad esigenze obiettive.
- Ciascun Notaio e ciascun Collaboratore non fa uso delle informazioni non disponibili al pubblico o non rese pubbliche, ottenute anche in via confidenziale nell’attività d’ufficio, per realizzare profitti o interessi privati.
- Ciascun Notaio e ciascun Collaboratore evita di ricevere benefici di ogni genere, che possano essere o apparire tali da influenzarne l’indipendenza di giudizio e l’imparzialità; inoltre non sollecita né accetta, per sé o per altri, alcun dono o altra utilità da parte di tutti coloro che siano comunque interessati all’attività di NF Notai o che intendano entrare in rapporto con esso, con eccezione dei regali di modico valore.
- Nel caso in cui riceva pressioni illegittime o gli vengano offerti regali, benefici o altre utilità eccedenti un modico valore, ciascun Notaio e ciascun Collaboratore è tenuto a darne tempestiva comunicazione a NF Notai.
Art. 5 – Norme particolari.
- Fuori dell’ordinario procedimento di assegnazione delle pratiche, ciascun Collaboratore non sollecita né riceve comunicazioni a lui destinate, né invia missive non autorizzate.
- Ciascun Collaboratore partecipa ai soli incontri e riunioni, anche informali, rilevanti per l’attività d’ufficio cui è autorizzato a prendere parte; evita inoltre contatti non autorizzati con destinatari anche indiretti dell’attività di NF Notai o con chi fornisce o intende fornire beni o servizi all’Ufficio.
- La partecipazione dei Collaboratori a convegni, seminari e dibattiti è autorizzata sulla base dei criteri di trasparenza, competenza, opportunità e rotazione, previa dichiarazione circa l’ammontare dell’eventuale rimborso, gettone o compenso percepito a qualunque titolo, ovvero circa la fruizione di particolari benefici.
Art. 6 – Conflitto d’interessi.
- Ciascun Notaio e ciascun Collaboratore si adopera per prevenire situazioni di conflitto d’interessi con NF Notai e informa NF Notai degli eventuali interessi, anche di natura economica, che egli, il coniuge, i parenti entro il quarto grado o i soggetti conviventi abbiano nelle attività o nelle decisioni di propria competenza.
- Ciascun Notaio e ciascun Collaboratore si astiene in ogni caso dal partecipare ad attività o decisioni che determinano tale conflitto, e fornisce a NF Notai ogni ulteriore informazione richiesta.
- Ciascun Notaio e ciascun Collaboratore si astiene in ogni altro caso in cui sussistano gravi ragioni di convenienza o nei quali, anche in ragione di una grave inimicizia, la propria partecipazione alla trattazione della questione possa ingenerare sfiducia nell’imparzialità di NF Notai.
- Il presente Codice impegna ciascun Collaboratore che cessi di prestare servizio presso o nell’interesse di NF Notai a non trovarsi in una situazione di conflitto di interessi con lo Studio per un periodo di almeno due anni.
Art. 7 – Riservatezza.
- Ciascun Notaio e ciascun Collaboratore rispetta il segreto d’ufficio e mantiene riservate le notizie e le informazioni apprese nell’esercizio delle proprie funzioni e che non siano oggetto di trasparenza in conformità alla legge e ai regolamenti.
- Ciascun Notaio e ciascun Collaboratore osserva il dovere di riservatezza anche dopo la cessazione dal servizio.
- In particolare, Ciascun Notaio e ciascun Collaboratore non fornisce informazioni in merito ad attività istruttorie, ispettive o di indagine in corso presso NF Notai e non rilascia informazioni relative ad atti stipulati o da stipulare.
- Ciascun Collaboratore consulta i soli atti e fascicoli ai quali è autorizzato ad accedere e ne fa un uso conforme ai doveri d’ufficio, consentendone l’accesso a coloro che ne abbiano titolo e in conformità alle prescrizioni impartite.
- Ciascun Notaio e ciascun Collaboratore previene l’eventuale dispersione di dati osservando le misure di sicurezza impartite, custodendo con ordine e cura gli atti affidati ed evitando di effettuarne inutili copie.
Art. 8 – Rapporti con la stampa.
- Ciascun Notaio e ciascun Collaboratore non intrattiene rapporti con organi di stampa o con altri mezzi di informazione e si astiene da ogni dichiarazione pubblica che possa incidere sull’immagine di NF Notai; qualora sia richiesto di fornire chiarimenti o informazioni da parte degli organi di stampa o da altri mezzi di informazione, ne dà tempestiva notizia a NF Notai.
Art. 9 – Attività collaterali.
- Ciascun Notaio e ciascun Collaboratore informa NF Notai degli eventuali scritti ed articoli che intenda pubblicare nelle materie di competenza di NF Notai.
- Ciascun Collaboratore non presta altre attività di lavoro subordinato o autonomo anche di consulenza in materie connesse con quelle di competenza di NF Notai.
- Ciascun Notaio e ciascun Collaboratore non svolge ulteriori attività esterne che contrastano con i doveri o che incidono sul corretto svolgimento dei compiti d’ufficio.
Art. 10 – Rispetto ed osservanza delle Policy
- Ciascun Notaio e ciascun Collaboratore si impegna a rispettare le prescrizioni dettate dalle diverse Policy adottate nei settori rilevanti da NF Notai.
Art. 11 – Aggiornamenti del Codice.
- Il presente Codice potrà essere aggiornato sulla base della legislazione e dei principi deontologici sopravvenuti nonché sulla base dell’esperienza tempo per tempo acquisita.